Toimistoteknologian päivittäminen tukee uusia työelämän käytäntöjä
MPS Yhtiöt Oy (MPS) on suomalainen noin 150 henkilöä työllistävä, kansainvälisesti toimiva, johtamisen, muutoksenhallinnan ja strategisten henkilöstöratkaisujen asiantuntija lähes 50 vuoden kokemuksella. MPS tuottaa vuosittain yli 1200 rekrytointia, 5000 henkilöarviota sekä on mukana järjestämässä koulutuksia yli 2,1 miljoonalle henkilölle. Suomessa MPS:ltä löytyy toimipisteitä kuudelta paikkakunnalta.
Koronapandemian iskiessä keväällä 2020 työnteko vaihtui MPS:llä, kuten monella muullakin työpaikalla, toimistotyöskentelystä täysin etäyhteyksien varaan. Koronarajoituksien helpottaessa pohdittiin keinoja, miten tyhjät toimitilat saataisiin taas käyttöön ja etätyön omaksunut henkilöstö houkuteltua takaisin toimistoihin. Yhtenä suurena haasteena MPS:llä oli toimistojen varustelutaso, joka ei enää vastannut pandemian jälkeen muodostuneisiin uusiin työelämän käytäntöihin.
Uusitun toimistoteknologian tuominen suunnitelmasta käytäntöön
Ongelman ratkaisemiseksi MPS teki huolellista vertailua neljästä toimistoteknologiatoimittajasta, joista kumppaniksi valikoitui DESK Peaknet Oy. MPS:n ICT-asiantuntija Jussi Kärki kommentoi teknologiatoimittajan valintaprosessia ja -kriteereitä:
- ”DESKin selkeät tuki-, ja huoltopalvelut olivat ratkaisevassa asemassa MPS:n toimistojen teknologiatoimittajan valintaprosessissa. DESKillä suunnittelutyö aloitettiin kartoittamalla asiakkaan lähtökohdat ja yhdessä kaavailimme MPS:n viiteen Suomen toimistoon sopivat teknologiaratkaisut, jotka tukevat työntekoa ja helpottavat päivittäisiä prosesseja.”
MPS edellytti uudelta laitteistolta ja sen toimittajalta yhteensopivuutta yhtiön käyttämien digitaalisten alustojen kanssa, helppokäyttöisyyttä sekä luotettavuutta. DESK suunnitteli ja toteutti MPS:n toimitiloihin monipuoliset teknologiaratkaisut, jotka helpottavat henkilöstön päivittäisiä prosesseja. Muutos vanhaan oli huomattava. Esimerkiksi videoneuvottelulaitteita löytyi aikaisemmin MPS:n Suomen toimistoista yhteensä kahdeksan. Päivityksessä niiden lukumäärä nousi neljäänkymmeneen.
Saumaton yhteistyö jatkuu myös käyttöönoton jälkeen
Käyttäjien perehdyttäminen laitteiden käyttöön on tärkeä osa toimitusta. Sen avulla laitteet kytketään osaksi henkilöstön toimintaa ja niiden koko potentiaali saadaan käyttöön. DESK toteutti MPS:n koko henkilöstölle laitteiston käyttökoulutukset, jotka yhtiö koki alusta alkaen hyvin tärkeäksi. DESKin periaatteisiin kuuluu huolehtia laitteiston kokonaisvaltaisesta modernisoinnista, ja koulutus on tärkeä osa koko prosessia.
MPS:n Suomen toimitilojen laajamittainen teknologian modernisointiprojekti aloitettiin kesällä 2021 ja saatiin kokonaisuudessaan päätökseen alkuvuodesta 2022. Digitaaliset työkalut ovat vahvasti läsnä työntekijöiden arjessa. Tämän projektin avulla MPS helpotti henkilöstön jokapäiväisiä prosesseja ja vaikutetti positiivisesti työntekijöiden viihtyvyyteen työpaikalla. Sen jälkeen, kun kaluston modernisointiprojekti saatiin maaliin, DESKin ja MPS:n yhteistyö jatkuu DESKin tarjoamien tuki-, huolto- ja kehityspalveluiden myötä.
- ”Toiveitamme on aidosti kuunneltu ja olemme saaneet DESKiltä sparrausta ja apua aina, kun on ollut tarve, Kärki kuvailee DESKin ja MPS:n välistä yhteistyötä.”
DESKin palveluihin kuuluvat jatkuvat tuotteiden huolto- ja tukipalvelut. Pitkälle kehittynyt teknologia on usein herkkää ja välillä yksikin virheliike saattaa vaikuttaa kokonaisuuteen ratkaisevasti. Ongelmia voi siis tulla eteen, mutta sitä varten DESK huolehtii asiakkaista myös laitteiden toimituksen sekä asentamisen jälkeen.
Kuva 2: Uusittu toimistoteknologia luo ketterän verkkoneuvottelu- ja webinaariympäristön.
Kuva 3: MPS:n toimistoilta löytyy erityisesti videoneuvotteluihin suunniteltuja vetäytymistiloja, jotka helpottavat henkilöstön työntekoa.